Todo empreendedor, gestou ou dono de empresa sabe da importância de entender a Nota Fiscal Eletrônica.
A Nota Fiscal Eletrônica foi criada para agilizar uma parte dos processos tributários, mas com a inovação viera muitos questionamentos nos processos do dia a dia.
Atualmente, o seu negócio se beneficia com a NF-e ou só trouxe mais problamas e trabalho?
Confira neste artigo as principais características deste serviço.
A Gestão Fiscal da empresa enclui todas as operações que tenham impacto direto ou indireto nos tributos gerados pelo negócio.
O software ERP deve ajudar a gestão, realizando o controle, registro e a documentação fiscal das operações diárias.
Os órgãos responsáveis encontram formas de agilizar o registro das operações, mas também facilitar a fiscalização e diminuir os erros na arrecadação dos tributos.
O que é Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)?
A Nota Fiscal Eletrônica substitui o bloco de notas impressas usadas para registrar as operações de circulação de mercadorias e prestação de serviço.
A NF-e faz parte do SEPED – Sistema Público de Escrituração Digital.
O modelo digital veio para substituir o modelo 1/1A, mas também pode ser utilizado no lugar da Nota Fiscal de Produtor, modelo 4.
Acima de tudo, a NF-e permite que o processo fiscal do seu negócio seja centralizado no sistema de gestão, o que facilita o armazenamento de dados e agiliza a entrega de informações para a SEFAZ.
A Nota Fiscal Eletrônica trouxe muitas facilidades graças a tecnologia, por outro lado, o
ERP precisa acompanhar as novidades para otimizar estes processos da empresa.
Qual é a diferença entre Nota Fiscal Eletrônica e Cupom Fiscal?
Os dois documentos possuem a mesma função para registrar e recolher os impostos. Além de serem emitidos na venda direta ao consumidor, porém a diferença está nos dados e finalidade.
Agora, veja abaixo as principais diferenças:
Cupom Fiscal (CF-e)
- Documento fiscal menos detalhado;
- Não tem os dados do consumidor;
- Impressão deve ser feita em impressora específica e homologada pela Receita Federal.
Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
- Deve ser emitida com os dados do cliente;
- Detalhamento maior dos tributos;
- É um documento eletr}onico, que pode ser armazenado apenas digitalmente;
- Possui espaço para registrar os dados da transportadora;
- Por outro lado, o cliente precisa prestar atenção, já que algumas assistências técnicas exigem a Nota Fiscal e não aceita o Cupom Fiscal.
Vantagens da Nota Fiscal Eletrônica
Ao mesmo tempo que trata-se de uma obrigação fiscal, esta forma de registrar as transações da sua empresa, pode trazer muitas vantagens quando alidada a um sistema ERP de qualidade, como:
- Parametrização e automatização dos dados;
- Agilidade para fechar vendas;
- Integração com o sistema contábil;
- Reduação de gastos com impressora fiscal, papel e insumos;
- Facilidade para armazenar os documentos fiscais;
- Redução dos erros nas emissões.
Todas estas mudanças levam mais agilidade e segurança aos processos da empresa. Da mesma forma que entender a Nota Fiscal Eletrônica permite ao gestor identificar os problemas e fazer as correções a tempo.
Em outras palavras, é importante prestar atenção nos seguintes pontos:
Segurança e Emissão da Nota Fiscal Eletrônica
A emissão da NF-e deve ocorrer em ambiente seguro, anteriormente credenciado na SEFAZ (Secretaria do Estado da Fazenda) do estado.
O emissor deve possuir certificado digital do tipo A1 ou A3 no padrão do ICP-Brasil-Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras. Este certificado garante, acima de tudo, a integridade da comunicação e evita fraudes durante a transmissão.
Além disto, a legislação federal permite que cada estado determine regras específicas para credenciar os emissores.
Antes de tudo, é preciso lembrar que a emissão da NF-e exige o uso da internet.
Seja como for, ao procurar o sistema ERP é preciso saber se este atende as normas técnicas federais e estaduais, bem como a realidade da estrutura da sua empresa.
Emissão da Nota Fiscal Eletrônica
Da mesma forma que o emissor deve estar credenciado com seu certificado digital válido, o sistema de gestão precisa atender as especificações técnicas para gerar e enviar o arquivo fiscal.
Afinal, quando um sistema de gestão é eficiente, vai simplificar para o usuário o preenchimento do documento fiscal.
Neste momento , o ERP que consegue integrar todos os setores da empresa vai preencher automaticamente o arquivo com:
- Dados do emissor;
- Dados do cliente, se já possuir cadastro na loja;
- Dados dos itens da transação: nome, unidade de medida, quantidade, valor, NCM, CDOP e CEST).
Ao passo que cabe ao usuário apenas detalhar os dados do cliente (quando não possui cadastro prévio) e transporte, se existir.
Posteriormente aos dados preenchidos é preciso prestar atenção aos impostos apresentados na NF-e, base de cálculo dos itens e incidência.
Em síntese, são os impostos:
- ICMS – Imposto sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços e a Substituição Tributária;
- IPI – Imposto sobre Produto Industrializados;
- ISS – Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza;
- Cofins – Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social;
- PIS – Programa de Integração Social;
- CSLL – Contribuição Social sobre o Lucro Líquido;
- IRPI – Imposto de Renda da Pessoa Jurídica;
- INSS – Instituto Nacional da Previdência Social.
Antes de mais nada, é importante lembrar que o contador de confiança da empresa deve acompanhar e fazer o enquadramento fiscal.
Agora, quando o sistema usado pela empresa é confiável e permite que o responsável contador configure o detalhamento, ocorre um ganho de agilidade e segurança para gerar a Nota Fiscal. Deste modo, o sistema preenche os dados fiscais das operações, tirando a responsabilidade do usuário final, que não é o contador.
Logo depois do arquivo ser gerado, ocorre a sua transmissão para a SEFAZ do estado emissor e acontece:
- Primeiramente, o Sefaz faz uma avaliação prévia;
- Retorna com a autorização da emissão;
- Em seguida, a Nota Fiscal Eletrônica é disponibilizada para consulta na internet, mediante o código de validação.
- O DANFE pode ser impresso após a emissão da NF-e.
Mas afinal, o que é o DANFE?
Antes de mais nada, a sigla significa: Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica e é a representação gráfica da NF-e.
Uma das vantagens deste documento é que não precisa de equipamento específico para sua impressão.
Torna-se obrigatório imprimir este documento quando ocorre o transporte dos seus itens. Além dos dados dos itens e operação, deve existir o espaço para colher a assinatura no momento da entrega.
NF-e 4.0
O novo layout da NF-e entrou em vigência no dia 2 de agosto de 2018, trazendo ainda mais segurança e detalhamento da operação.
Acima de tudo, as principais mudanças foram:
- Extinção do SSL;
- Uso do TLS 1.2 ou superior;
- Agora a forma de pagamento possui um campo específico;
- Campos adicional que permite a rastreabilidade do produto (número do lote, data de fabricação, data de validade, etc)
- Validação do GTIN.
- Campo de Indicador de Escala Relevante;
- Mudança nos campos FCP com Substituição Tributária.
Nota Fiscal Eletrônica e o seu ERP
O sistema ERP que a sua empresa usa deve sempre estar atualizado com as novidades da Gestão Fiscal.
Caso tenha problemas ou dúvidas, assine a nossa newsletter ou fale conosco.
